Avis de Confidentialité du Groupe pour le site web, les apps et les services

1. Déclaration de Confidentialité du Groupe pour le site web, les apps et les services

Sign In Solutions (ainsi que ses sociétés affiliées) s'engage à garantir le respect de la vie privée et la confidentialité de vos informations personnelles, et à les protéger contre tout accès et toute divulgation non autorisés.

L'objectif de cette politique de confidentialité est de vous communiquer clairement la façon dont nous traitons vos informations personnelles pour vous fournir des services, et pour nous conformer à nos obligations légales. La présente Politique de Confidentialité s'applique à tous les sites web détenus ou exploités par nous, ainsi qu'à nos apps et services, et peut être modifiée de temps à autre. Si vous êtes un client, cette politique de confidentialité ainsi que nos conditions générales de service (voir Annexe A ), notre politique d'utilisation du site Web et notre accord sur le traitement des données (voir Annexe A ) vous permettront de mieux comprendre le type d'informations personnelles que nous détenons à votre sujet et la manière dont nous traitons ces informations.

2. Quelles sont les informations recueillies ?

Des données personnelles peuvent être collectées, stockées et utilisées lorsque vous visitez notre site web, que vous vous inscrivez à un essai ou que vous passez une commande. Les informations personnelles que vous êtes invité à fournir, et les raisons pour lesquelles vous êtes invité à les fournir, ne seront utilisées que de la manière décrite dans la présente politique.

Les informations que vous fournissez

• Lorsque vous visitez notre site web ou utilisez nos applications.Si vous choisissez de nous contacter par l'intermédiaire de l'une ou l'autre de ces sources, les informations que vous fournissez, telles que votre nom, votre adresse électronique ou votre numéro de téléphone, ainsi que toute autre information que vous choisissez de nous fournir, seront également stockées. Si vous cliquez sur un lien sur notre site web qui vous redirige vers un site web affilié (ou un site web tiers), vous devriez prendre le temps de lire la déclaration de confidentialité sur le site web affilié (ou tiers).
• Inscription au compte.Lors de la création d'un compte ou d'un essai, les informations que vous nous fournissez pour créer un compte d'utilisateur et vous donner accès aux applications. Cette inscription nécessite que vous nous fournissiez des informations de contact personnelles, telles que votre nom, le nom de votre entreprise et votre adresse électronique.
• Informations relatives au paiement.Lorsque vous réglez votre commande en ligne, vos informations financières sont transmises à notre prestataire de services de paiement tiers. Nous ne stockons pas vos données financières sur nos systèmes (voir l'annexe A pour les variations spécifiques aux produits).
• nformations que vous nous fournissez pour que nous puissions vous offrir un service.Cela dépend du service que vous utilisez. Veuillez consulter l'annexe A pour connaître les différences entre les produits.
• Si vous visitez nos locaux.Si vous êtes un visiteur qui s'est enregistré dans notre application, les informations fournies, telles que votre nom, votre société, la personne à qui vous rendez visite et d'autres informations que nous demandons, par exemple une photographie ou le numéro d'immatriculation de votre véhicule (Royaume-Uni).
• Visite des locaux de nos clients.Si vous vous enregistrez sur notre application lors d'une visite chez l'un de nos clients, cette politique ne s'applique pas à vous. Ils agissent en tant que "contrôleur" des données. Cela signifie qu'ils collectent les informations nécessaires aux fins de votre visite dans leurs locaux. Si vous souhaitez exercer vos droits sur les données qu'ils détiennent, vous devez les contacter directement.

3. Utilisation de Cookies

Nous utilisons des cookies sur notre site. Vous pouvez en savoir plus sur la manière dont nous utilisons les cookies et sur la manière dont vous pouvez modifier vos préférences sur notre page consacrée aux cookies (voir Nos cookies ).

4. Objectif du traitement

Vos données ne seront traitées que pour des finalités déterminées, explicites et légitimes. Nous collectons et traitons les données à caractère personnel détaillées dans la présente politique, et les finalités pour lesquelles nous traitons les données à caractère personnel seront portées à la connaissance des personnes concernées au moment de la collecte de leurs données à caractère personnel.

Nous pouvons, de temps à autre, utiliser vos données personnelles pour établir des rapports et apporter des améliorations à nos services ; dans ce cas, nous veillerons toujours à ce que la personne ne puisse pas être identifiée.

Vos données personnelles peuvent être transférées à nos sous-traitants tiers de confiance, à des fins telles que : l'exécution des paiements, l'hébergement de nos serveurs, les outils de gestion de projet et le système de gestion des relations avec la clientèle.

Nos sous-traitants tiers de confiance sont liés contractuellement et ont mis en place des mesures techniques, organisationnelles et de sécurité afin de préserver la confidentialité de vos informations et de ne les utiliser qu'à des fins spécifiées, explicites et légitimes.

Certains messages que nous envoyons sont liés au service et nécessaires aux clients. Vous acceptez que nous vous envoyions des e-mails ou des messages non commerciaux, tels que ceux relatifs aux transactions, à votre compte, à la sécurité ou aux modifications/mises à jour des produits.

Si nous avons l'intention d'utiliser les données que vous nous avez fournies à des fins de marketing, comme l'envoi de mises à jour ou d'informations relatives au produit, nous vous le ferons toujours savoir clairement et vous proposerons une option de refus si vous ne souhaitez pas recevoir de telles informations.

Si vous avez accepté que nous utilisions vos informations à des fins de marketing, vous pouvez facilement revenir sur votre décision en utilisant l'une des méthodes suivantes :

• Utilisez le bouton de désabonnement qui se trouve au bas de l'e-mail.
• Écrivez-nous par courrier électronique à la Directrice de la Protection des Données appropriée pour votre juridiction, comme spécifié dans la section 13.
• Utiliser le bouton "Nous contacter" sur notre site web

Nous ne louerons, ne distribuerons ni ne vendrons jamais vos données à caractère personnel à un tiers sans vous en demander l'autorisation préalable. Nous ne transmettrons vos données à d'autres tiers sans vous en informer séparément au préalable que dans les cas exceptionnels où nous sommes légalement tenus de le faire pour des motifs d'intérêt public importants, ou pour l'établissement, l'exercice ou la défense de droits légaux.

5. Qualité des données

Si nous recueillons vos informations personnelles sur notre site Web, notre application ou lorsque nous vous fournissons des services, nous les traiterons d'une manière adéquate, pertinente et limitée à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées. Nous conserverons et mettrons à jour vos informations si nécessaire pour qu'elles restent exactes ou lorsque vous nous informez que vos informations personnelles ont changé. Nous conserverons vos informations sous une forme permettant votre identification pendant une durée n'excédant pas celle nécessaire. Nous conserverons les informations personnelles collectées à partir des formulaires de demande de renseignements en ligne pendant une période maximale de 12 mois à compter de la clôture de la demande.

6. Base Juridique du traitement des données à caractère personnel

Notre base juridique pour la collecte et le traitement des données personnelles décrites dans cette politique dépendra du type d'informations personnelles concernées et du contexte spécifique dans lequel nous les collectons. Toutefois, en règle générale, nous ne collecterons des informations personnelles auprès de vous que dans les cas suivants

• Nous avons besoin des informations personnelles pour remplir nos obligations dans le cadre d'un contrat avec vous.
• Le traitement est effectué dans notre intérêt légitime et vos droits ne s'y opposent pas.
• Vous avez donné votre accord pour le faire

Nous avons un intérêt légitime à exploiter nos services, par exemple pour répondre à vos demandes, améliorer nos services ou faire du marketing direct.

Si nous vous demandons de fournir des informations personnelles pour nous conformer à une exigence légale ou pour exécuter un contrat avec vous, nous le préciserons au moment opportun et vous indiquerons si la fourniture de vos informations personnelles est obligatoire ou non.

7. Sécurité de vos données

La protection des données personnelles contre l'accès non autorisé, la perte ou l'altération est de la plus haute importance pour nous. Nous avons mis en place des procédures physiques, techniques et organisationnelles pour protéger les informations que nous recueillons. Nos systèmes sont testés chaque année par un organisme externe afin de garantir la sécurité de vos informations. Nous procédons également à des audits internes et externes afin de nous assurer que nous respectons les normes que nous avons établies.

Nous avons mis en place des mesures techniques, de sécurité et de protection de la vie privée appropriées pour éviter que vos données à caractère personnel ne soient accidentellement perdues, utilisées ou consultées de manière non autorisée, modifiées ou divulguées. En outre, nous limitons l'accès à vos données à caractère personnel aux employés, agents, sous-traitants et autres tiers sur la base du moindre privilège et de la moindre fonctionnalité et qui ont un besoin professionnel de savoir. Ils ne traiteront vos données personnelles que sur nos instructions et sont soumis à un devoir de confidentialité. Nous avons mis en place des procédures pour faire face à toute suspicion de violation de données à caractère personnel et nous vous notifierons, ainsi qu'à tout régulateur applicable, une violation lorsque nous sommes légalement tenus de le faire.

8. Où vos données personnelles seront-elles traitées ?

Tout transfert de vos données personnelles respectera les lois applicables et nous traiterons les informations conformément aux principes directeurs de la présente Politique de Confidentialité.

Parfois, nous devrons partager vos données personnelles avec des tiers et des fournisseurs autorisés en dehors du territoire de données que vous avez choisi, à des fins telles que : permettre les paiements, les outils de gestion de projet, les fonctions de back-office et notre système de gestion des relations avec les clients ou des comptes. Vos données ne sont partagées qu'en cas de stricte nécessité et conformément aux garanties et aux bonnes pratiques décrites dans la présente politique de confidentialité. De plus amples détails sur tous les sous-traitants autorisés figurent à l'annexe A .

9. Combien de temps conserverons-nous vos données ?

La durée de conservation de vos données personnelles dépend de leur nature et de la nécessité de les conserver pour des raisons professionnelles - par exemple, pour vous fournir un service ou pour se conformer aux exigences légales, fiscales ou comptables applicables.

Les données seront conservées aussi longtemps que votre compte est actif et pendant une période ultérieure si nous avons un besoin commercial permanent de les conserver, conformément à notre politique de conservation des données. À l'issue de cette période, nous veillerons à ce qu'elles soient supprimées ou rendues anonymes.

10. Sign In App utilisation pour les visiteurs

Si vous utilisez Sign In App dans les locaux de nos clients :

Veuillez noter que nous agissons en tant que "processeur de données", notre client sera le "contrôleur de données" et assumera la responsabilité du traitement des données personnelles et de leur durée de conservation. Nous devons suivre les instructions de notre client en ce qui concerne la conservation des données. Les données seront stockées dans des sauvegardes cryptées pendant 14 jours après la période de conservation dans un lieu choisi par le client.

Si vous utilisez Sign In App dans nos locaux :

Veuillez noter que nous agissons en tant que "contrôleur de données" et que nous assumons la responsabilité du traitement des données personnelles des visiteurs autorisés dans nos locaux. Les périodes de conservation des données seront alignées sur nos propres politiques de conservation des données et sur la législation locale. Les données seront stockées dans des sauvegardes cryptées pendant 14 jours après la période de conservation dans l'UE. Les visiteurs autorisés qui pénètrent dans nos propres bureaux sécurisés sont escortés et leurs informations sont conservées pendant deux ans dans le cadre de nos mesures de sécurité.

11. Droits de la personne concernée

Il s'agit de vos données personnelles et vous disposez de certains droits à cet égard. En ce qui concerne les communications marketing, vous pouvez nous demander de ne plus vous les envoyer à tout moment - il vous suffit de suivre les instructions de désabonnement contenues dans la communication marketing, ou d'envoyer votre demande à unsubscribe@signinsolutions.com. N'oubliez pas de nous indiquer à quel produit elle se rapporte.

Vous avez également le droit de :

• connaître les données personnelles que nous détenons à votre sujet et s'assurer qu'elles sont correctes et à jour
• demander une copie de vos données personnelles, ou nous demander de restreindre le traitement de vos données personnelles ou de les supprimer
• s'opposer à ce que nous continuions à traiter vos données à caractère personnel

Vous pouvez exercer ces droits à tout moment en envoyant un e-mail à privacy@signinsolutions.com

12. Information de contact

Comme nous sommes une entreprise mondiale proposant différents produits, nous avons des délégués à la protection des données et des délégués à la protection de la vie privée qui couvrent les juridictions dans lesquelles ils sont spécialisés.

Responsable mondial de la confidentialité et de la protection des données

Jason Mordeno

Responsable Global de la Protection des Données Personnelles (Global Privacy Officer)

Email: privacy@signinsolutions.com

13. Déclaration de Révision de la Politique

Cette politique peut être révisée à tout moment et à la demande du personnel ou de la direction, mais elle sera automatiquement révisée un an après l'approbation initiale et, par la suite, sur une base annuelle, à moins que des changements organisationnels, la législation, des orientations ou des cas de non-conformité n'entraînent une révision plus rapide.

Dernière mise à jour : 31 octobre 2024