Confidentialité des données et RGPD dans la gestion des visiteurs : un guide pratique
L'état actuel de la confidentialité des données
La conformité des données est l'un des sujets les plus importants dans l'espace de gestion des visiteurs (et dans les entreprises en général).
Avec des réglementations mondiales telles que le RGPD et le CCPA désormais bien établies et comprises, la conformité n'est pas négociable.
Les entreprises doivent s'assurer que leurs systèmes et technologies respectent les normes les plus strictes en matière de confidentialité des données, non seulement pour réduire leurs propres risques, mais aussi pour satisfaire leurs clients. 92 % des consommateurs estiment que les entreprises devraient être proactives en matière de confidentialité des données, ce qui montre qu'il n'y a pas de tolérance pour la non-conformité.
Dans le domaine de la gestion des visiteurs en particulier, des défis majeurs se posent quant à l'endroit où les données sensibles sont conservées, aux personnes qui y ont accès et à la manière (et au moment) dont elles sont éliminées. Ces aspects et d'autres de la gestion des données relatives aux visiteurs doivent être pris en compte lors de l'adoption d'une solution de gestion des visiteurs.
Papier vs numérique : risques et solutions en matière de protection des données personnelles
Les registres manuels d'enregistrement des visiteurs peuvent rendre très difficile la confidentialité des données relatives aux visiteurs. Toute personne qui s'enregistre peut voir les entrées précédentes, ce qui, aussi innocent que cela puisse paraître, constitue une violation immédiate de la confidentialité des données.
Une application de gestion des visiteurs vous permet de conserver un enregistrement précis des données des visiteurs sans compromettre leur confidentialité.
Les informations relatives aux visiteurs sont protégées contre les utilisateurs ultérieurs et les organisations peuvent limiter l'accès aux données afin que seules les personnes autorisées puissent les consulter et fixer une limite à la durée de conservation des données.
Cela permet aux organisations de respecter la confidentialité des données, mais les avantages ne s'arrêtent pas là. Les solutions numériques présentent toute une série d'autres avantages qui peuvent profiter aux entreprises de manière financière et non financière :
- Gestion efficace des visiteurs
- Rationalisation de l'affectation des ressources
- Analyse et optimisation des visiteurs
- Réputation et image de marque
- Possibilité de réduire les coûts
Contrôles essentiels de la confidentialité
La manière dont les données sont collectées et stockées doit être au cœur d'une stratégie de protection des données personnelles.
Cela comprend:
- la technologie utilisée pour collecter les données
- le type de données collectées
- la durée de stockage des données
- l'endroit où elles sont stockées (sur site, dans le nuage).
Les entreprises ne doivent demander que les informations dont elles ont besoin. Parfois, vous pouvez avoir besoin d'informations différentes pour différents types d'hôtes, et votre VMS devra donc être personnalisable pour vous permettre de le faire.
Toutes les données que vous conservez doivent être sécurisées. Toutes les données à caractère personnel que vous conservez dans vos dossiers ne doivent être accessibles qu'à des personnes désignées pour des raisons valables.
Vous devez être en mesure d'effacer facilement les données sur demande ou une fois qu'elles ne sont plus nécessaires. Avec une application de gestion des visiteurs, vous devriez avoir accès à un portail en ligne sécurisé qui vous permettra de définir des périodes de conservation des données automatisées, garantissant ainsi que vous ne conservez les données que le temps nécessaire.
Le consentement et les droits des visiteurs en matière d'information doivent également être gérés de manière claire et cohérente.
Mettre en œuvre une gestion des visiteurs respectueuse de la vie privée
Le passage d'un processus d'enregistrement sur papier à une solution numérique est la première étape de la mise en conformité des données dans la gestion des visiteurs.
Les fonctions de conformité peuvent être fournies en standard avec votre nouvelle solution, ce qui rend le changement simple. Il est essentiel de poser les bonnes questions et de mettre en place des processus conformes dès le début pour s'assurer que cet aspect critique de la technologie VMS est satisfait.
Si des données sont divulguées, vous devez disposer d'outils pour protéger les données sensibles telles que les listes de personnel ou les noms des élèves. Par exemple, vous pouvez opter pour que la liste du personnel de votre système de gestion des visiteurs n'affiche que les prénoms si ceux-ci peuvent être vus par toutes les personnes qui senregistrent.
Il est important de fournir au personnel une formation adéquate, à la fois sur la manière d'utiliser les systèmes de gestion des visiteurs et sur les implications des lois sur la protection des données, afin qu'il puisse s'en tenir aux meilleures pratiques tout en profitant des avantages de la technologie.
Maintenir une conformité permanente
Dans toute organisation, la conformité ne doit pas être considérée comme une affaire ponctuelle. Les réglementations peuvent changer ou le personnel peut adopter des pratiques non conformes. Il est donc important de procéder à des audits réguliers de la protection des données personnelles pour s'assurer que les systèmes sont adaptés à l'objectif visé.
Si les lois changent, il est utile de disposer d'un système capable de s'adapter aux nouvelles exigences en matière de confidentialité des données. Lors de l'évaluation de vos options VMS, veillez à demander aux fournisseurs comment ils pourraient se mettre à jour si les réglementations sur les données changeaient.
L'utilisation d'un système automatisé basé sur l'informatique dématérialisée est un moyen de garantir une conformité constante. En plus d'être plus efficaces, ces systèmes permettent aux organisations de répéter des tâches ou des processus de la même manière, à chaque fois. En mettant en place des processus conformes et automatisés, vous pouvez avoir la certitude que votre VMS répond régulièrement à toutes les exigences.
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