Comment choisir le meilleur système de gestion des visiteurs

Les systèmes de gestion des visiteurs ne sont plus une idée nouvelle, et il y a de fortes chances que vous en ayez déjà utilisé un lorsque vous avez visité une autre organisation. Les réglementations en matière de santé, de sécurité et de confidentialité des données étant devenues plus strictes ces dernières années, le secteur de la gestion des visiteurs a connu une croissance considérable. Mais avec une gamme de systèmes sur le marché, comment savoir quel est le meilleur système de gestion des visiteurs pour vous ?

Que vous soyez novice en matière de technologie de gestion des visiteurs et du personnel et que vous abandonniez les processus papier, que vous cherchiez à cocher la case de la conformité des données ou que vous disposiez déjà d'un système et cherchiez à savoir s'il existe une meilleure solution sur le marché, nous avons ce qu'il vous faut. Vous trouverez ci-dessous un guide étape par étape utilisant nos conseils pour vous aider à choisir le meilleur système de gestion des visiteurs pour votre organisation.

1. Qui va l'utiliser ?

Tout d'abord, réfléchissez aux personnes qui accèderont à votre système de gestion des visiteurs. Allez-vous l'utiliser uniquement pour enregistrer les entrées et sorties des visiteurs ? Voulez-vous que vos employés l'utilisent aussi, et sera-t-il destiné aux employés de bureau et aux travailleurs à distance ? Qu'en est-il des visiteurs fréquents, tels que les fournisseurs ? Êtes-vous une école qui souhaite l'utiliser pour faire enregistrer les élèves en retard ?

Pensez alors à l'avenir. Pour l'instant, vous ne souhaitez peut-être que faire enregistrer les entrées et sorties des visiteurs, mais la possibilité de faire enregistrer le personnel à l'avenir serait-elle bénéfique ? Si c'est le cas, la solution de gestion des visiteurs que vous recherchez offre-t-elle tous les types de visiteurs dans un seul et même paquet ou devrez-vous payer un supplément lorsque vous voudrez le faire ?

Examinez en détail qui utilisera le système dans votre organisation. Le meilleur système de gestion des visiteurs sera celui qui sera le plus simple à utiliser pour tous ceux qui l'utiliseront - jeunes ou vieux, experts en technologie ou novices, parents ou élèves, etc.

2. À quoi doit-il servir ?

Maintenant que vous savez qui l'utilisera, il est temps de décider exactement ce dont vous avez besoin. Avez-vous besoin d'un système qui permette simplement aux visiteurs d'entrer et de sortir de votre bâtiment ? Lorsque les visiteurs ou le personnel s'enregistrent, avez-vous besoin de leur présenter des informations importantes sur le site, des questionnaires de santé ou des accords de non-divulgation pour qu'ils les lisent, les complètent ou les signent ? Avez-vous envisagé d'utiliser la solution pour gérer également les livraisons entrant dans le bâtiment ?

Ne vous contentez pas des fonctionnalités standard. De nos jours, les systèmes de gestion des visiteurs se contentent rarement d'enregistrer les entrées et les sorties des personnes - ils sont dotés d'un large éventail de fonctions différentes pour la gestion du lieu de travail, le tout dans une solution sécurisée. Par exemple, certains peuvent également inclure une solution pour l'enregistrement des employés et d'autres peuvent également inclure la réservation de bureaux ou de salles de réunion. Examinez attentivement les fonctionnalités offertes par chaque solution et vérifiez si elles sont incluses dans votre abonnement ou si elles ne sont disponibles avec un coût supplémentaire.

3. Peut-elle s'intégrer à vos systèmes existants ?

Dans le prolongement du point précédent, demandez-vous s'il serait utile qu'un système de gestion des visiteurs puisse s'intégrer à vos systèmes existants, tels que Google Workspace, Azure AD, Salesforce ou le système de gestion de votre école.

L'intégration à votre système existant pourrait être un moyen facile de tenir à jour la liste de vos employés pour leur permettre de s'enregistrer. L'intégration avec le système de gestion de votre école peut également vous aider à garder votre liste d'évacuation précise et à jour en cas d'urgence.

4. Quel est votre budget ?

Vous avez en tête un chiffre de ce que vous pouvez dépenser pour un abonnement à une solution de gestion des visiteurs et vous avez trouvé une entreprise qui correspond à votre budget - tant mieux. Mais avez-vous réfléchi à l'existence de coûts cachés ?

Voici quelques éléments à prendre en compte...

• Si vous souhaitez commencer à utiliser d'autres fonctions, par exemple les nouvelles versions, seront-elles incluses dans votre abonnement ou devrez-vous payer un supplément pour les utiliser ?
• Si vous souhaitez ajouter un autre système au même site, par exemple pour des entrées multiples, cela est-il inclus dans votre abonnement ou devez-vous payer davantage ?
• L'abonnement reste-t-il au même prix, quel que soit le nombre de visiteurs enregistrés ou les types de groupes de visiteurs ?
• Après la première année, est-il facile de renouveler l'abonnement et celui-ci reste-t-il au même prix ou augmente-t-il ?

5. Pouvez-vous l'essayer ?

Comment pouvez-vous décider quel est le meilleur système de gestion des visiteurs sans les essayer d'abord pour voir si les solutions répondent à vos besoins ? Ne faites pas d'investissement avant de l'avoir essayé.

Vérifiez si la société auprès de laquelle vous achetez propose un essai gratuit et pour combien de temps. Nous vous recommandons de trouver une entreprise qui offre au moins deux semaines d'essai pour vous donner le temps de tester toutes les fonctionnalités dont vous pourriez avoir besoin.

6. Est-elle facile à configurer ?

Vous avez pensé à la facilité d'utilisation de la solution de gestion des visiteurs pour les personnes qui l' utiliseront, mais le meilleur système de gestion des visiteurs sera tout aussi facile à mettre en place. Nous avons divisé cet aspect en 3 points :

La mise en place est-elle rapide ?

S'agit-il d'un système prêt à l'emploi, vous téléchargez une application et vous êtes prêt à commencer, ou devrez-vous demander à quelqu'un de venir l'installer pour vous ?

Pouvez-vous avoir une démonstration ?

Certaines entreprises peuvent proposer une démonstration en ligne de la solution afin de vous faire découvrir le produit et de vous montrer le fonctionnement de chaque fonctionnalité. Peuvent-elles adapter cette démonstration pour vous montrer exactement comment le produit peut répondre à vos besoins spécifiques ?

Une fois la solution mise en place, nécessite-t-elle un entretien?

Le matériel devra-t-il être entretenu chaque année ou faudra-t-il simplement télécharger une nouvelle mise à jour de l'application lorsqu'il y aura de nouvelles versions et améliorations ?

7. Qui est l'équipe derrière le produit ?

Maintenant que vous êtes sur le point de choisir le meilleur système de gestion des visiteurs, avez-vous réfléchi à l'équipe qui se cache derrière la société que vous achetez ? Cette question est importante - personne ne veut acheter un produit et avoir une mauvaise expérience client avec la société.

Est-il facile de les contacter ? Il n'y a rien de pire que d'investir dans une technologie de pointe et d'avoir besoin de l'aide de l'équipe derrière le produit, c'est comme un arrachage de dents. Vous ne voulez pas parler à un robot, vous ne voulez pas rester en attente pendant des heures, et vous ne voulez pas payer un supplément juste pour un peu d'assistance sur un produit que vous avez déjà payé. Nous sommes tous passés par là, nous savons ce que vous ressentez.

Avant d'investir, vérifiez s'il est facile de contacter le service clientèle de l'entreprise. Pouvez-vous trouver facilement leur numéro de téléphone/email et, lorsque vous utilisez le chat en direct, parlez-vous à une personne ?

Se soucient-ils de leurs clients ? C'est une question à laquelle nous ne pensons pas toujours lorsque nous achetons des produits, mais à long terme, vous serez reconnaissant d'y avoir pensé lorsque vous choisirez le meilleur système de gestion des visiteurs pour vous. Vérifiez si la société VMS est réellement à l'écoute de ce que veulent ses clients et si elle adapte et améliore la solution en fonction des commentaires qu'elle reçoit de ses clients.

8. Est-elle conforme à la normative et vos données seront-elles sécurisées ?

La sécurité des données doit être de la plus haute importance lorsqu'il s'agit de choisir une solution de gestion des visiteurs. Vous allez collecter des données auprès des visiteurs, du personnel et des sous-traitants tous les jours et il est important de savoir que ces données seront stockées en toute sécurité.

Lorsque vous choisissez le meilleur système de gestion des visiteurs, vérifiez si la solution est conforme aux réglementations et à la législation locales (par exemple, le RGPD dans l'UE). Disposez-vous d'une certaine souplesse pour choisir exactement les données que vous collectez pour chaque type de visiteur ? Pouvez-vous choisir la durée de stockage des données ? Est-il possible de choisir l'endroit où vous stockez les données ?

Vous devez également vous assurer que la nouvelle solution satisfait vos équipes informatiques et de conformité. L'infrastructure qui fait fonctionner le système est-elle à la hauteur de l'entreprise ? Les mesures de redondance requises sont-elles en place ? Les données sont-elles cryptées au repos ? Toutes ces questions vous aideront à acquérir un système de gestion des visiteurs qui soit stable et qui protège vos données.

9. Peut-elle devenir obsolète ?

Il est important de se rappeler que plus de temps sur le marché ne signifie pas nécessairement toujours que ce sera le meilleur système de gestion des visiteurs sur le marché. Jetez un coup d'œil à leurs réseaux sociaux ou à leurs derniers articles - ont-ils l'air de proposer régulièrement de nouvelles fonctionnalités et mises à jour ? Si vous ne voyez aucune information, demandez-leur directement.

En plus de lancer de nouvelles fonctionnalités/mises à jour qui améliorent la maniabilité générale, suivent-ils les circonstances actuelles qui pourraient affecter la façon dont la solution est utilisée ? Prenons l'exemple de COVID-19 : ont-ils amélioré la solution pour qu'elle reste pertinente à l'heure actuelle, par exemple en introduisant l'enregistrement sans contact ?

10. Que disent leurs clients ?

Vous avez trouvé une entreprise qui a l'air formidable. Elle partage beaucoup sur ses réseaux sociaux, diffuse régulièrement de nouvelles informations sur ses blogs et semble avoir tout ce dont vous avez besoin. Mais leurs clients peuvent-ils se porter garants qu'ils fournissent le meilleur système de gestion des visiteurs du marché ?

Vérifiez leur site Web - y a-t-il des critiques/études de cas ? Regardez s'ils sont présents sur des sites d'évaluation tels que Capterra et si oui, s'ils obtiennent de bonnes évaluations. Voyez s'ils ont des avis sur Google. Allez sur les réseaux sociaux - leurs clients ont-ils partagé de bons messages à leur sujet ?

Nous espérons que ce guide vous a aidé à choisir le meilleur système de gestion des visiteurs pour votre organisation. Si Sign In App a fait partie de votre liste de présélection, n'oubliez pas que nous offrons un essai gratuit de 15 jours (cochant le numéro 5 du guide !) que vous pouvez commencer dès aujourd'hui en cliquant ici. Si vous souhaitez en savoir plus sur Sign In App, notre sympathique équipe d'expérience client sera plus qu'heureuse de répondre à toutes vos questions et peut être jointe par chat en direct, par e-mail ou par téléphone ; toutes les coordonnées peuvent être trouvées ici.