Lo imprescindible para un sistema eficaz de gestión de visitas en 2024
En el mundo actual, la forma en que el personal utiliza las oficinas de trabajo está en constante cambio. Los empleados quieren trabajar de forma flexible, y muchos empresarios hacen lo posible por animar a sus equipos a trabajar desde la oficina.
Cada lugar de trabajo establece sus propias normas, que evolucionan constantemente a medida que cambian las normas del sector. Algunas organizaciones tienen plena flexibilidad con el trabajo híbrido, mientras que otras pueden tener normas diferentes para los distintos departamentos. Como resultado, hay muy poca certeza sobre quién está y quién no está en el trabajo en un momento dado. Además, también entran y salen invitados de fuera del lugar de trabajo.
Teniendo esto en cuenta, es más importante que nunca que las empresas mantengan un recuento seguro y preciso de las personas que se encuentran en sus instalaciones.
Un VMS permite a las organizaciones seguir el ritmo de la evolución del uso de la oficina de forma que las entradas y salidas sigan siendo fluidas.
Pero, ¿qué implica esto y cómo es un buen sistema de gestión de visitas?
Estos son los 7 elementos imprescindibles para un sistema de gestión de visitas eficaz hoy en día:
1. Funciones de seguridad avanzadas
Mejorar la seguridad y la protección debe ser siempre la máxima prioridad a la hora de implantar cualquier sistema de gestión de visitantes. Un VMS que cumpla las normas básicas de seguridad debe incluir:
- Pre-registros - Pre-registrar a los visitantes antes de que lleguen puede mejorar significativamente la seguridad. Al permitir que los visitantes envíen sus datos y el motivo de su visita con antelación, sabrá exactamente quién va a estar en el recinto y cuándo, y podrá planificarlo con eficacia. Esto también le da la oportunidad de compartir información de seguridad importante con los invitados antes de que lleguen.
- Listas de bloqueo - su sistema de gestión de visitas debe ofrecerle un control total sobre quién puede entrar en sus instalaciones. Las listas de bloqueo automatizadas ayudan a identificar e impedir la entrada a personas que suponen un riesgo para la seguridad, como conocidos opositores a su lugar de trabajo o ex empleados descontentos.
- Tarjetas de visitantes e identificación - Las tarjetas de visitantes ayudan a distinguir a los visitantes de los empleados. Un VMS debe ofrecer impresión automática de tarjetas de identificación que puedan personalizarse para incluir información como fotos de los visitantes, nombres y a quién visitan.
- Seguimiento en tiempo real - Saber quién está en el edificio en un momento dado es esencial para la seguridad. Un VMS moderno permite seguir en tiempo real los movimientos de visitantes y empleados dentro de las instalaciones, lo que es importante para garantizar que todo el mundo esté localizable en caso de evacuación de emergencia.
- Comprobaciones de historial - un VMS moderno facilita la gestión de las comprobaciones de seguridad para quienes las necesitan. Impida que los visitantes sigan entrando si no tienen los documentos y controles de seguridad requeridos y agilice la incorporación de nuevos empleados, cargando la información pertinente, como los documentos y controles de derecho al trabajo.
2. Opciones de registro sin contacto
Mejorar la eficiencia es siempre una prioridad para las organizaciones y un sistema de gestión de visitas es la forma perfecta de hacerlo. Disponer de diferentes opciones de registro sin contacto permite a los centros de trabajo agilizar la entrada y salida de diferentes tipos de visitantes, sin comprometer la seguridad.
- Registro de entrada de los empleados - si se asegura de que los empleados también registran su entrada y salida en el sistema de gestión de visitas, podrá saber exactamente quién se encuentra en el lugar en caso de emergencia. Un VMS eficaz ofrecerá múltiples formas de que su equipo se registre para trabajar sin problemas con su jornada laboral.
- Registro sin contacto - las opciones de registro sin contacto a través de códigos QR o teléfonos inteligentes agilizan y facilitan el registro de visitantes y empleados.
- Reducción de las colas en el vestíbulo - La congestión en zonas de mucho tráfico retrasa todo el proceso para todos, es una carga para el personal de administración e incluso un riesgo para la seguridad. Al agilizar el proceso de registro, puede reducir los tiempos de espera y hacer que entrar y salir sea mucho más fácil.
- Flexibilidad basada en la nube - Un VMS basado en la nube ofrece una flexibilidad y escalabilidad sin precedentes. Permiten el registro remoto, las actualizaciones en tiempo real y un despliegue perfecto en múltiples ubicaciones, por lo que pueden crecer y adaptarse a su negocio.
- Almacenamiento seguro de datos - Al aprovechar la nube, las organizaciones pueden garantizar que los datos de sus visitantes y empleados se almacenan de forma segura. El almacenamiento basado en la nube también facilita el acceso a los datos desde cualquier lugar, lo que mejora la gestión y la elaboración de informes.
3. Experiencia de usuario personalizable
Los distintos lugares de trabajo tienen necesidades diferentes en cuanto a un VMS, y éste debe ser capaz de adaptar la experiencia del visitante a su organización específica.
- Interfaz fácil de usar - Un VMS debe ser intuitivo y fácil de usar tanto para los visitantes como para el personal. Una interfaz fácil de usar y navegar garantiza un funcionamiento fluido para todos los usuarios, sin afectar a la seguridad ni a los sistemas.
- Compatibilidad con varios idiomas - esta es una de las formas en que un VMS mejora la inclusión y la accesibilidad. También debe incluir opciones de uso para todos los niveles de habilidad. Esto es especialmente beneficioso para empresas globales o con ambiciones de expandirse internacionalmente.
4. Resolver más de un proceso empresarial
En el mundo laboral actual, un sistema de gestión de visitas no debe funcionar de forma aislada: debe trabajar con otros procesos para agilizar las operaciones de su empresa y seguir elevando las experiencias en diferentes áreas.
- Programación de citas - Contar con un sistema de gestión de visitas que incluya la programación de citas inicia la experiencia del visitante mucho antes de su visita y permite el pre-registro automático. Permita que los visitantes seleccionen su turno y se registrarán automáticamente como visitantes en su VMS.
- Seguimiento del tiempo de los empleados - El seguimiento del tiempo lleva la gestión de los empleados con su VMS al siguiente nivel. El aumento del trabajo a distancia hace que pueda ser difícil saber cuándo alguien está trabajando y cuándo no, pero un VMS puede ayudar a gestionar las horas de trabajo y facilitar la gestión de las ausencias, con informes CSV exportables que son compatibles con su sistema de nóminas.
- Gestión de escritorios y salas - La reserva de escritorios y salas puede pasarse por alto cuando se busca un sistema de gestión de visitas. Sin embargo, en el mundo híbrido en el que trabajan ahora muchas organizaciones, puede ser de un valor incalculable. Los usuarios pueden ver en tiempo real la disponibilidad de escritorios y salas, lo que facilita la búsqueda y reserva de espacios. También puede planificar con antelación la reserva de espacios cuando vaya a llegar un visitante. ¡Se acabaron las carreras para encontrar una zona de reunión con los invitados cuando las salas están ocupadas!
5. Informes y análisis en tiempo real
Un VMS tiene el potencial de convertirse en una rica fuente de información si dispone de la funcionalidad necesaria para utilizar los datos.
- Información basada en datos - al conocer el número de visitantes y los datos de seguimiento, podrá tomar decisiones informadas para la organización sobre una serie de temas, desde la seguridad y las instalaciones hasta las operaciones.
- Informes de cumplimiento - Para las empresas con obligaciones de cumplimiento, los informes pueden implicar agotadores procesos manuales que llevan tiempo y son propensos a errores. Sin embargo, un VMS capaz de exportar datos en cuestión de segundos hace que estos procesos sean mucho más sencillos y fiables.
6. Escalabilidad para empresas en crecimiento
Si su empresa crece rápidamente o tiene varias sedes, es fundamental que su sistema de gestión de visitas pueda adaptarse a las necesidades de su negocio. He aquí lo que debe buscar:
- Gestión multi-sitio - Un sistema de gestión de visitantes eficaz facilita la gestión de múltiples ubicaciones. Su VMS debe permitirle supervisar varias sedes desde un solo portal, con una lista de personal global y la posibilidad de gestionar los visitantes y empleados de cada una de ellas.
- Integraciones sin fisuras - Además de resolver múltiples procesos empresariales, un VMS eficaz también se integrará con sus sistemas existentes. Por ejemplo, una integración con Google Workspace o Azure AD puede ayudar a gestionar una lista global de personal, mientras que una con Slack o Microsoft Teams mantiene las notificaciones dentro de una única plataforma.
Un VMS es mucho más que registrar entradas y salidas. Si conoce las capacidades de los sistemas de gestión de visitas y las necesidades de su empresa, podrá optimizar el valor de estas tecnologías, mejorar la seguridad y agilizar la experiencia tanto de los visitantes como de los administradores.
Estos siete elementos imprescindibles contribuyen a aumentar la eficacia de las empresas y deberían formar parte de cualquier sistema de gestión de visitas.
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