Die Voraussetzungen für ein effektives Besuchermanagementsystem im Jahr 2024

Ein Bild eines Empfangs- oder Lobbybereichs mit einem Besucherverwaltungssystem an der Rezeption

In der heutigen Welt ändert sich die Art und Weise, wie Mitarbeiter ihre Büros nutzen, ständig. Die Mitarbeiter wollen flexibel arbeiten, und viele Arbeitgeber tun ihr Bestes, um ihre Arbeitsteams zu ermutigen, vom Büro aus zu arbeiten.

Jeder Arbeitsplatz legt seine eigenen Normen fest, die sich mit dem Wandel der Branchennormen ständig weiterentwickeln. Einige Organisationen haben volle Flexibilität beim hybriden Arbeiten, während andere unterschiedliche Regeln für verschiedene Abteilungen haben können. Infolgedessen gibt es wenig Sicherheit darüber, wer zu einem bestimmten Zeitpunkt am Arbeitsplatz ist und wer nicht. Hinzu kommt, dass auch Gäste von außerhalb den Arbeitsplatz betreten und verlassen.

Vor diesem Hintergrund ist es für Arbeitgeber wichtiger denn je, eine sichere und genaue Personenzahl vor Ort zu haben, und hier kommt ein Besucherverwaltungssystem (VMS) ins Spiel.

Ein VMS ermöglicht es Organisationen, mit der sich entwickelnden Nutzung des Büros Schritt zu halten, und zwar auf eine Weise, die ein Kommen und Gehen nahtlos ermöglicht.

Aber was gehört dazu, und wie sieht ein gutes Besucherverwaltungssystem (VMS) aus?

Dies sind die 7 wesentlichen Elemente eines effektiven Besuchermanagementsystems:

1. Fortgeschrittene Sicherheitsfunktionen

Die Verbesserung der Sicherheit sollte bei der Einführung eines Besuchermanagementsystems immer an erster Stelle stehen. Ein VMS, das grundlegende Sicherheitsstandards erfüllt, sollte Folgendes umfassen:

  • Voranmeldungen - Die Voranmeldung von Besuchern vor deren Ankunft kann die Sicherheit erheblich verbessern. Wenn Sie Besuchern die Möglichkeit geben, ihre Daten und den Zweck ihres Besuchs im Voraus zu übermitteln, wissen Sie genau, wer wann vor Ort sein wird, und können effektiv vorausplanen. Dies gibt Ihnen auch die Möglichkeit, wichtige Sicherheitsinformationen an die Gäste weiterzugeben, bevor diese eintreffen.
  • Sperrlisten - Ihr Besuchermanagementsystem sollte Ihnen die volle Kontrolle darüber geben, wer Ihre Räumlichkeiten betreten darf. Automatisierte Sperrlisten helfen dabei, Personen, die ein Sicherheitsrisiko darstellen, wie z. B. bekannte Gegner Ihres Arbeitsplatzes oder verärgerte ehemalige Mitarbeiter, zu identifizieren und den weiteren Zutritt zu verhindern.
  • Besucherausweise und Identifizierung - Besucherausweise helfen, Besucher von Mitarbeitern zu unterscheiden. Ein VMS sollte den automatischen Druck von Besucherausweisen ermöglichen, die individuell angepasst werden können, um Informationen wie Besucherfotos, Namen und Besucher zu enthalten.
  • Verfolgung in Echtzeit - Zu wissen, wer sich zu einem bestimmten Zeitpunkt im Gebäude aufhält, ist für die Sicherheit unerlässlich. Ein modernes VMS ermöglicht die Echtzeitverfolgung von Besucher- und Mitarbeiterbewegungen innerhalb des Geländes, was wichtig ist, um sicherzustellen, dass jeder im Falle einer Notfallevakuierung erreichbar ist.
  • Historische Kontrollen: Ein modernes VMS macht es einfach, Sicherheitskontrollen für diejenigen zu verwalten, die sie benötigen. Verhindern Sie, dass Besucher weiterhin das Gebäude betreten, wenn sie nicht über die erforderlichen Dokumente und Sicherheitsprüfungen verfügen, und rationalisieren Sie das Onboarding neuer Mitarbeiter, indem Sie relevante Informationen wie Dokumente und Prüfungen zum Recht auf Arbeit hochladen.

2. Kontaktlose Anmeldeoptionen

Die Verbesserung der Effizienz hat für Unternehmen immer oberste Priorität, und ein Besuchermanagementsystem ist die perfekte Möglichkeit, dies zu erreichen. Mit verschiedenen kontaktlosen Anmeldeoptionen können Arbeitsplätze den Ein- und Ausgang für verschiedene Typen von Besuchern rationalisieren, ohne Kompromisse bei der Sicherheit einzugehen.

  • Anmeldung der Mitarbeiter - Wenn Sie sicherstellen, dass sich Ihre Mitarbeiter auch an Ihrem Besuchermanagementsystem an- und abmelden, können Sie im Notfall genau wissen, wer sich vor Ort aufhält. Ein effektives VMS bietet Ihrem Mitarbeiterteam mehrere Möglichkeiten, sich anzumelden, um nahtlos in den Arbeitstag zu integrieren.
  • Berührungslose Anmeldung - Berührungslose Anmeldemöglichkeiten über QR-Codes oder Smartphones machen die Anmeldung von Besuchern und Mitarbeitern schnell und einfach.
  • Verkürzung der Warteschlangen in der Lobby - Warteschlangen in stark frequentierten Bereichen verlangsamen den gesamten Prozess für alle, sind eine Belastung für das Verwaltungspersonal und sogar ein Sicherheitsrisiko. Durch die Straffung des Anmeldeprozesses können Sie die Wartezeiten verkürzen und das An- und Abmelden erheblich erleichtern.
  • Cloud-basierte Flexibilität - Ein Cloud-basiertes VMS bietet eine beispiellose Flexibilität und Skalierbarkeit. Sie ermöglichen die Fernanmeldung, Echtzeit-Updates und die nahtlose Bereitstellung an mehreren Standorten, sodass sie wachsen und sich an Ihr Unternehmen anpassen können.
  • Sichere Datenspeicherung - Durch die Nutzung der Cloud können Organisationen sicherstellen, dass die Daten von Besuchern und Mitarbeitern sicher gespeichert werden. Die Speicherung in der Cloud erleichtert auch den Datenzugriff von überall her, was die Verwaltung und Berichterstattung verbessert.

3. Individuell anpassbare Benutzererfahrung

Verschiedene Arbeitsplätze haben unterschiedliche Anforderungen an ein VMS, und das VMS muss in der Lage sein, das Besuchererlebnis an die jeweilige Organisation anzupassen.

  • Benutzerfreundliche Oberfläche - Ein VMS sollte sowohl für Besucher als auch für Mitarbeiter intuitiv und einfach zu bedienen sein. Eine benutzerfreundliche Oberfläche mit einfacher Navigation gewährleistet einen reibungslosen Betrieb für alle Benutzer, ohne die Sicherheit und die Systeme zu beeinträchtigen.
  • Unterstützung mehrerer Sprachen - Dies ist eine der Möglichkeiten, mit denen ein VMS die Integration und Zugänglichkeit verbessert. Es sollte auch Nutzungsoptionen für alle Qualifikationsstufen enthalten. Dies ist vor allem für global tätige Unternehmen oder Unternehmen, die international expandieren wollen, von Vorteil.

4. Lösen Sie mehr als einen Geschäftsprozess

In der heutigen Arbeitswelt darf ein Besuchermanagementsystem nicht isoliert funktionieren: Es muss mit anderen Prozessen zusammenarbeiten, um die Abläufe in Ihrem Unternehmen zu rationalisieren und die Erfahrungen in verschiedenen Bereichen weiter zu verbessern.

  • Terminplanung - Mit einem Besuchermanagementsystem, das eine Terminplanung beinhaltet, beginnt das Besuchererlebnis lange vor dem Besuch und ermöglicht automatische Voranmeldungen. Erlauben Sie Ihren Gästen, ihren Termin auszuwählen, und sie werden automatisch als Besucher in Ihrem VMS vorangemeldet.
  • Zeiterfassung für Mitarbeiter - Die Zeiterfassung bringt die Mitarbeiterverwaltung mit Ihrem VMS auf die nächste Stufe. Durch die Zunahme der Fernarbeit kann es schwierig sein, zu wissen, wann jemand arbeitet und wann nicht. Ein VMS kann jedoch dabei helfen, die Arbeitszeiten zu verwalten und das Abwesenheitsmanagement zu vereinfachen, mit exportierbaren CSV-Berichten, die mit Ihrem Lohnabrechnungssystem kompatibel sind.
  • Verwaltung von Schreibtischen und Räumen - Die Buchung von Schreibtischen und Räumen wird bei der Suche nach einem Besuchermanagementsystem oft übersehen. In der hybriden Welt, in der viele Organisationen heute arbeiten, kann sie jedoch von unschätzbarem Wert sein. Die Benutzer können die Verfügbarkeit von Schreibtischen und Räumen in Echtzeit sehen, was die Suche und Buchung von Räumen erleichtert. Sie können auch im Voraus planen, um Räume zu buchen, wenn ein Besucher eintreffen soll - kein Wettrennen mehr, um einen Besprechungsbereich mit Gästen zu finden, wenn die Räume belegt sind!

5. Berichte und Analysen in Echtzeit

Ein VMS hat das Potenzial, eine reichhaltige Informationsquelle zu werden, wenn es über die entsprechenden Funktionen zur Nutzung der Daten verfügt.

  • Datenbasierte Informationen - Durch die Kenntnis von Besucherzahlen und Verfolgungsdaten können Sie fundierte Entscheidungen für die Organisation in einer Reihe von Bereichen treffen, von der Sicherheit über die Einrichtungen bis hin zum Betrieb.
  • Compliance-Berichterstattung - Für Unternehmen mit Compliance-Verpflichtungen kann die Berichterstattung mühsame manuelle Prozesse beinhalten, die Zeit kosten und fehleranfällig sind. Ein VMS, das Daten in Sekundenschnelle exportieren kann, macht diese Prozesse jedoch viel einfacher und zuverlässiger.

6. Skalierbarkeit für expandierende Unternehmen

Wenn Ihr Unternehmen schnell wächst oder mehrere Standorte hat, ist es wichtig, dass sich Ihr Besuchermanagementsystem an die Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen kann. Hier ist, worauf Sie achten sollten:

  • Verwaltung mehrerer Standorte - Ein effektives Besuchermanagementsystem macht die Verwaltung mehrerer Standorte einfach. Ihr VMS sollte es Ihnen ermöglichen, mehrere Standorte von einem einzigen Portal aus zu überwachen, mit einer globalen Mitarbeiterliste und der Möglichkeit, Besucher und Mitarbeiter an jedem Standort zu verwalten.
  • Nahtlose Integrationen - Ein effektives VMS löst nicht nur mehrere Geschäftsprozesse, sondern lässt sich auch mit Ihren bestehenden Systemen integrieren. Beispielsweise kann eine Integration mit Google Workspace oder Azure AD bei der Verwaltung einer globalen Mitarbeiterliste helfen, während eine Integration mit Slack oder Microsoft Teams dafür sorgt, dass Benachrichtigungen innerhalb einer einzigen Plattform bleiben.

Ein VMS ist viel mehr als das An- und Abmelden. Wenn Sie die Möglichkeiten von Besuchermanagementsystemen und die Bedürfnisse Ihres Unternehmens verstehen, können Sie den Wert dieser Technologien optimieren, die Sicherheit verbessern und die Erfahrung für Besucher und Administratoren gleichermaßen rationalisieren.

Diese sieben wesentlichen Elemente tragen zur Steigerung der Unternehmenseffizienz bei und sollten in jedem Besuchermanagementsystem enthalten sein.

Sign In App ist die intelligente und flexible Lösung für das Besuchermanagement und das Anmelden von Mitarbeitern, die für den modernen Arbeitsplatz entwickelt wurde und von mehr als 36.000 Arbeitsplätzen weltweit genutzt wird.

Überzeugen Sie sich selbst und testen Sie die am schnellsten wachsende Besuchermanagement-App der Welt 15 Tage lang kostenlos. Legen Sie in weniger als 5 Minuten los, oder kontaktieren Sie das Team für weitere Informationen.