Gestión de visitantes sin problemas en un edificio de arrendamiento múltiple

Con la introducción de nuevas regulaciones, la salud y la seguridad como prioridades hoy más que nunca, es muy importante asegurarse de tener una gestión de visitantes y un proceso de registro del personal perfectos en su lugar de trabajo, sin importar lo grande o pequeña que sea su organización y a que sector se dedique.

Cuando se trata de edificios de arrendamiento múltiple, siempre hay un flujo de personas que entran y salen debido a que hay varias empresas que operan en el mismo edificio. Tradicionalmente, eso puede resultar en largas colas en el mostrador de recepción mientras intentan organizar a los visitantes que se registran y se ponen en contacto con la persona relevante que están visitando. Luego, si agrega la necesidad de firmar documentos importantes, como políticas de salud y seguridad, crea un tiempo de espera más largo y tiene la tarea de intentar almacenar de forma segura todos los documentos. Tampoco nos olvidemos de los problemas de protección de datos que conlleva el registrar entrada con un libro de visitas de papel.

Un sistema de administración de visitantes puede aliviar todo el estrés y el tiempo de administrar un flujo de empleados y personal en un edificio de múltiples inquilinos y brindarle una solución perfecta que facilita la reducción de largas colas, el mantenimiento de la seguridad del sitio y la mejora de la salud y la seguridad.

Estas son solo algunas de las formas en que un sistema de administración de visitantes puede ayudarlo a administrar el movimiento de personal y visitantes en un edificio de arrendamiento múltiple ...

Gestión de datos sencilla

Dígale adiós a los archivos y archivos de documentación de registros de visitantes. Una solución para la gestión de visitantes y el registro de entrada del personal facilita la recopilación de los datos que necesita y su almacenamiento de forma segura; es incluso más fácil acceder rápidamente a los documentos cuando los necesite. Esto no solo eliminará el tiempo necesario para presentar el papeleo, sino que también contribuirá a un lugar de trabajo más ecológico al reducir la cantidad de papel que utiliza y, al mismo tiempo, mejorar la privacidad de los datos. Puede elegir qué datos recopila, dónde los almacena y durante cuánto tiempo los almacena.

Procesos mejorados de salud y seguridad

Además de deshacerse de los libros de visitas en papel, también puede deshacerse de las copias impresas de los cuestionarios de salud e información importante del sitio, como políticas de salud y seguridad, NDA, etc. Una solución de administración de visitantes y registro del personal le permite compartirlos durante el proceso de registrar entrada para que los invitados y el personal lo completen o lean y acepten cuando registran entrada. Como solución basada en la nube, las copias de todos los documentos se pueden almacenar automáticamente de forma segura en un portal en línea para que usted pueda acceder cuando sea necesario.

Ser notificado

No puede ponerse en contacto con la persona relevante en el edificio para decirle que ha llegado un visitante y tiene una cola de visitantes formándose en su recepción: una pesadilla. Un sistema de gestión de visitantes puede enviar automáticamente una notificación por correo electrónico, SMS, Slack o MS Teams al anfitrión cuando sus visitantes registran entrada, lo que le ahorra a la recepcionista el trabajo de tratar de comunicarse con ellos, reduce las colas en la recepción y mejora en general la experiencia de registro de entrada para invitados.

Evacuaciones de emergencia rápidas y sencillas

Hasta ahora, una evacuación de emergencia en su edificio de múltiples inquilinos puede haber significado recopilar múltiples listas de evacuación de las diferentes empresas que ocupan el edificio. Las evacuaciones de emergencia deben ser rápidas y eficientes para garantizar la seguridad de todos en el lugar. El uso de un sistema de gestión de visitantes puede brindarle una lista de evacuación centralizada y actualizada a la que puede acceder desde cualquier momento y lugar en cualquier dispositivo conectado a Internet.

Crea tarjetas de visitante personalizadas

Las tarjetas de visitante son una excelente manera de mejorar la seguridad en un edificio de múltiples inquilinos, lo que le brinda la tranquilidad de saber que cualquier persona que camine por el edificio ha sido aprobada para ingresar. A medida que los visitantes registran entrada utilizando un sistema de gestión de visitantes, se puede imprimir automáticamente una tarjeta mediante una impresora Brother conectada. Si necesita una foto en su tarjeta, se les puede pedir que tomen una foto con la cámara incorporada del iPad o la cámara de su teléfono inteligente si registran entrada con el registro sin contacto.

Hot desking simplificado

El hot desking es un concepto popular en los edificios de arrendamiento múltiple. Un sistema de gestión de visitantes como Sign In App incluye una solución para la reserva de escritorios y salas de reuniones que se puede gestionar en el mismo portal que se usa para el registro de visitantes y personal. La capacidad de reservar escritorios facilita la administración de los escritorios compartidos en un edificio de inquilinos múltiples. Se puede reservar cualquier espacio en el edificio, ya sea un escritorio, una sala de reuniones, un área de descanso o un espacio de estacionamiento y las reservas se pueden hacer con anticipación o durante el día a través de la aplicación para teléfonos inteligentes.

Si desea obtener más información sobre la implementación de una solución de gestión de visitantes y registro de personal en su edificio de arrendamiento múltiple y desea obtener más información sobre cómo Sign In App puede agilizar el proceso, póngase en contacto con el equipo. Puede iniciar un chat en vivo con uno de los miembros de nuestro equipo amigable haciendo clic aquí o llámenos al +44 333 016 3551.