El mejor sistema de gestión de visitas en 2024

¿Alguna vez ha visitado una organización y ha tenido que hacer una larga cola para firmar en el libro de visitas, para después tener que rellenar largos formularios que no sabe dónde se guardan y luego esperar aún más para que le atienda la persona a la que realmente va a visitar? Podemos apostar a que no le causó una impresión alentadora.

La primera impresión cuenta, sobre todo a la hora de gestionar el flujo de visitantes. Ya se trate de una oficina, una escuela, un centro sanitario o una fábrica, una experiencia de visita fluida y segura marca la pauta. Por eso es tan importante elegir el sistema de gestión de visitas («VMS») adecuado.

Pero con tantas soluciones disponibles, ¿cómo saber cuál es el mejor sistema de gestión de visitas para sus necesidades? En este artículo, analizaremos qué es un VMS, sus ventajas y nuestra opinión sobre los mejores sistemas de gestión de visitas del mercado en 2024, para ayudarle a tomar una decisión bien informada que aumente tanto la seguridad como la eficiencia.

¿Qué es un sistema de gestión de visitas?

Un sistema de gestión de visitas es una solución digital diseñada para agilizar y mejorar el proceso de registro de visitantes, personal, contratistas y demás. Un sistema de gestión de visitas sustituye los procesos de registro tradicionales, como los libros de registro de visitas y las hojas de asistencia en papel, por una solución más eficaz, segura y fácil de usar.

Las soluciones modernas de gestión de visitantes incluyen funciones como el registro previo, la impresión de tarjetas identificativas, las evacuaciones de emergencia y las notificaciones en tiempo real, que ayudan a las organizaciones a mejorar la seguridad, garantizar el cumplimiento de las normativas y ofrecer una experiencia fluida tanto a los visitantes como a los empleados.

¿Cuáles son las ventajas de un sistema de gestión de visitas?

La lista de ventajas de cambiar a una solución digital de gestión de visitas es interminable, pero a continuación se enumeran algunas de las principales:

1. Agilización del registro: El cambio del lápiz y el papel a una solución digital acelera el proceso de registro y puede reducir los tiempos de espera en el vestíbulo. Los registros previos y el registro móvil agilizan y hacen más cómodo el proceso de registro.
2. Gran primera impresión: La combinación de un proceso de registro rápido con la experiencia profesional y acogedora que proporciona un VMS deja a sus huéspedes con una gran primera impresión, elevando la reputación de su marca.
3. Mayor seguridad: Mayor seguridad: Con funciones como el control de seguridad, las listas de bloqueo y las alertas en tiempo real, un sistema de gestión de visitas le ofrece un control total sobre quién puede entrar en su edificio, garantizando que sólo las personas autorizadas puedan acceder a sus instalaciones.
4. Precisión de los datos: no hace falta decir que los procesos manuales, como los registros de visitas y las hojas de horas en papel, son propensos a errores. Un VMS almacena automáticamente los registros de forma segura y facilita el acceso y las modificaciones necesarias.
5. Mejora del cumplimiento: Los sistemas modernos de gestión de visitas están diseñados teniendo en cuenta la privacidad de los datos y el cumplimiento de la normativa. Con funciones para proteger la información confidencial, informes en tiempo real y la opción de elegir qué datos se recopilan y dónde se clasifican, puede estar seguro de que cumple las normativas nacionales y del sector.

¿Cuál es el mejor sistema de gestión de visitas?

Las soluciones de gestión de visitas de hoy en día tienen todo tipo de características diferentes, pero cuando se busca el mejor sistema de gestión de visitas, estas son algunas de las principales características que deben incluirse:

1. Solución basada en la nube: Un VMS basado en la nube proporciona una flexibilidad y escalabilidad inigualables, lo que permite el acceso remoto, las actualizaciones en tiempo real y una fácil implementación en múltiples sitios. Las organizaciones pueden almacenar y acceder de forma segura a los datos de visitantes y empleados desde cualquier lugar, mejorando las capacidades de gestión y elaboración de informes.
2. Pre-registro de visitantes: El pre-registro de visitantes anticipado mejora significativamente la seguridad y la eficiencia. El pre-registro le permite compartir información de seguridad esencial y hacer que los visitantes envíen sus datos antes de su llegada, lo que le proporciona una visibilidad clara de quién estará en el lugar para que pueda planificar en consecuencia.
3. Evacuaciones de emergencia: Las funciones eficaces de evacuación de emergencia son, sin duda, los aspectos más importantes a tener en cuenta. El mejor sistema de gestión de visitas le permitirá controlar al instante a todas las personas que se encuentren en el recinto, con pases de lista en tiempo real, alertas automáticas y un fácil acceso a las listas de evacuación desde cualquier dispositivo, lo que garantiza una respuesta rápida y organizada en situaciones críticas.
4. Registro de empleados: El mejor VMS no se limita al registro de visitantes. La posibilidad de dar de alta a empleados, contratistas y demás significa que, en caso de emergencia, podrá acceder a una lista de todas las personas que se encuentran en las instalaciones. También es una ventaja contar con funciones avanzadas de control del tiempo de los empleados que le permitan gestionar las horas de trabajo y las ausencias.
5. Flujos de visitantes personalizables: Debe poder adaptar el proceso de registro a cada tipo de cliente. Por ejemplo, es posible que tenga que compartir cierta información con los visitantes pero no con los empleados, o que tenga que recopilar información diferente para distintos tipos de visitantes. Su sistema de gestión de visitas debe ofrecerle la flexibilidad necesaria para personalizar los flujos de visitantes y adaptarlos a los requisitos específicos de su centro o sector.

¿Cuáles son los mejores sistemas de gestión de visitas en 2024?

Ahora que ya hemos explicado qué es un VMS, sus ventajas y sus principales características, ¿cuáles son los mejores sistemas de gestión de visitas? A continuación se presentan algunas de las mejores opciones a considerar en 2024 y más allá:

1. Sign In App
2. Envoy
3. ProxyClick
4. SwipedOn
5. The Receptionist 

Desde la flexibilidad, escalabilidad y rentabilidad de Sign In App hasta las características de seguridad de Envoy, las integraciones de control de acceso de ProxyClick, la facilidad de uso de SwipedOn y la base de clientes global de The Receptionist, hay una amplia gama de ventajas para considerar todas las principales opciones del mercado. Si tiene la oportunidad de realizar una prueba gratuita de cualquiera de las soluciones, le recomendamos que las pruebe todas, pero a continuación le explicamos por qué consideramos que Sign In App es la mejor opción.

Por qué creemos que Sign In App es el mejor sistema de gestión de visitas

Sign In App es una solución moderna e intuitiva diseñada para gestionar eficazmente todos los aspectos de la gestión de visitas. Con su amplia gama de características robustas, facilidad de uso, escalabilidad y rentabilidad, Sign In App se ha convertido rápidamente en la mejor opción de sistema de gestión de visitantes en 2024 para todo tipo de industrias en todo el mundo.

- Interfaz fácil de usar: Sign In App es elogiada por su interfaz intuitiva y fácil de usar, que facilita a los visitantes y al personal el proceso de registro. La aplicación admite varias opciones de registro, como códigos QR, RFID y registros sin contacto, lo que garantiza flexibilidad y comodidad para todos los usuarios.
- Funciones completas: Sign In App ofrece un completo conjunto de funciones diseñadas para agilizar la gestión de visitantes y empleados. Desde pre-registros e insignias personalizadas hasta notificaciones en tiempo real, informes de evacuación compartidos y cuestionarios/mensajes de seguridad, garantiza una experiencia fluida, eficiente y segura para todos los presentes.
- Privacidad y seguridad de los datos: Sign In App no solo cumple con RGPD y cuenta con las certificaciones ISO 27001 y Cyber Essentials, sino que su gama de funciones de seguridad de datos ofrece a los usuarios un control total sobre los datos que recopilan, con opciones para mostrar las políticas de privacidad y administrar la configuración de retención de datos para garantizar que las organizaciones sigan cumpliendo con las regulaciones nacionales y de la industria y las leyes de datos como CCPA e HIPAA.

- Escalabilidad e integración: Sign In App facilita el control de múltiples sedes desde un portal centralizado y la aplicación admite un número ilimitado de dispositivos y se integra a la perfección con herramientas como Microsoft Teams, Slack y Google Workspace. Esto la hace ideal para empresas de todos los tamaños, desde pequeñas oficinas a grandes empresas.

- Atención al cliente y desarrollo continuo: Sign In App está respaldada por un excelente servicio de atención al cliente y un equipo de desarrollo especializado que mejora continuamente la aplicación con nuevas características y funcionalidades, a menudo impulsadas por los comentarios y peticiones de sus clientes.

Empresas de diversos sectores han experimentado mejoras significativas en sus procesos de gestión de visitas gracias a Sign In App. Por ejemplo, Cargill, Inc informó de numerosos beneficios, como el ahorro de tiempo gracias a los informes automatizados, la mejora de la seguridad con las funciones de evacuación de Sign In App y la mejora de la experiencia de los visitantes/contratistas en más de 100 sitios.

Empiece a utilizar Sign In App hoy mismo

Si está buscando una solución que combine facilidad de uso, funciones completas y seguridad de primera categoría, Sign In App es el mejor sistema de gestión de visitantes para usted: agilice el registro de visitantes, mejore los protocolos de seguridad y proporcione una experiencia profesional y acogedora a sus invitados.

Pero no se quede sólo con nuestra palabra. Pruebe usted mismo las ventajas de Sign In App con una prueba gratuita de 15 días y vea cómo puede transformar su proceso de gestión de visitas, elevando las experiencias y mejorando la seguridad para todos. Inicie su prueba gratuita hoy mismo; no se requiere ningún dato bancario; estamos seguros de que le encantará.