Buenas prácticas de evacuación de emergencia para todos los lugares de trabajo
La gestión de las evacuaciones ha evolucionado mucho en los últimos años. En particular, la tecnología se ha convertido en parte integrante de los procesos de evacuación, haciéndolos más ágiles, fiables y eficaces.
Los métodos tradicionales de evacuación, que a menudo implicaban listas de comprobación en papel y recuentos manuales, están siendo sustituidos por soluciones digitales más rápidas, precisas y adaptadas al modo de trabajo moderno.
Con el aumento de entornos de trabajo híbridos, personal diverso, puntos de acceso remotos y estrictos protocolos de seguridad y requisitos de cumplimiento, los lugares de trabajo actuales son más complejos que nunca.
Todos estos factores complican los procesos de gestión de emergencias, dificultan el control de las personas en caso de emergencia y suponen un riesgo potencialmente grave para la seguridad.
Las herramientas digitales permiten a las organizaciones hacer frente a estos retos con facilidad, respondiendo eficazmente a los incidentes y salvaguardando el bienestar de todos los presentes.
Retos y soluciones para la gestión de emergencias en sectores específicos
Para complicar aún más las cosas, los requisitos de gestión de emergencias pueden diferir enormemente de un sector a otro, con retos muy específicos que deben tenerse en cuenta.
Los procesos y las soluciones deben adaptarse a las necesidades específicas de los distintos sectores,
En este artículo, describiremos estos requisitos para los sectores manufacturero, sanitario y educativo, además de características beneficiosas que pueden personalizarse para adaptarse a necesidades específicas, y opiniones de empresas que han experimentado los efectos positivos tras implantar un sistema de gestión de visitas.
1. Instalaciones manufactureras
Las instalaciones manufactureras suelen tener múltiples puntos de acceso, trabajadores por turnos y una alta rotación de contratistas.
La presencia de materiales peligrosos puede complicar aún más las evacuaciones, que requieren un seguimiento rápido y preciso y la rendición de cuentas de todas las personas presentes.
Cuando las soluciones digitales de gestión de evacuaciones se integran con el seguimiento de visitantes, las empresas obtienen acceso instantáneo a las ubicaciones en tiempo real de visitantes, empleados y contratistas, lo que les permite gestionar mejor los puntos de acceso y rendir cuentas de todas las personas presentes en las instalaciones.
El software especializado también puede señalar las zonas que contienen materiales peligrosos, lo que permite evacuaciones más rápidas y seguras y reduce los riesgos potenciales de exposición.
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2. Centros sanitarios
Para los centros sanitarios, la seguridad de los pacientes es lo más importante en caso de emergencia. Por ello, las evacuaciones deben tener en cuenta los distintos niveles de movilidad y capacidad.
También hay que tener en cuenta a los visitantes y al personal médico, que probablemente se encuentren dispersos por las instalaciones, y puede que también sea necesario evacuar equipos médicos críticos.
Las evacuaciones deben realizarse de la manera más eficiente y ordenada posible, lo que puede resultar extremadamente difícil en grandes instalaciones con cientos de personas en el lugar.
A veces puede haber cientos de personas en grandes instalaciones, lo que dificulta la realización eficiente de las evacuaciones. Aquí es donde las soluciones digitales de evacuación marcan una gran diferencia.
Los registros digitales permiten a los responsables de las instalaciones localizar al instante a todas las personas presentes y dar cuenta de ellas, mientras que el seguimiento de los dispositivos puede ayudar a encontrar equipos esenciales, mejorando tanto la seguridad de los pacientes como la eficacia general en caso de emergencia.
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3. Instituciones educativas
Al igual que el sector sanitario, los entornos educativos también se enfrentan al reto de tener que dar cuenta de un amplio abanico de personas de diferentes edades y capacidades, a menudo en grandes campus.
Es extremadamente difícil hacerlo manualmente; la gestión de emergencias depende a menudo de la interpretación de las situaciones por parte del personal, lo que puede dar lugar a respuestas incoherentes.
Las herramientas digitales de evacuación agilizan la comunicación y la coordinación -incluso entre varios edificios o incluso campus- y proporcionan información en tiempo real sobre la ocupación del campus.
Los informes de evacuación automatizados y en tiempo real son muy valiosos para que el personal y los servicios de emergencia sepan dónde se encuentra la gente, evitando confusiones y retrasos.
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Soluciones digitales de gestión de emergencias y sus ventajas
La implantación de soluciones digitales en la gestión de evacuaciones ofrece toda una serie de ventajas.
- La implantación de soluciones digitales en la gestión de evacuaciones ofrece toda una serie de ventajas.
- Las capacidades de seguimiento en tiempo real permiten a las organizaciones localizar rápidamente a las personas.
- La accesibilidad multidispositivo permite que varios empleados y personal de emergencia supervisen el progreso de la evacuación.
- Los recuentos automatizados ahorran tiempo, eliminando la necesidad de comprobaciones manuales.
- Los sistemas de notificación instantánea pueden activar las alarmas de emergencia de inmediato, lo que aumenta la eficacia de las evacuaciones.
- Posibilidad de pasar lista de evacuación de emergencia sin conexión.
Estas características no sólo agilizan el proceso de evacuación, sino que también contribuyen a un enfoque más seguro y organizado de la gestión de emergencias.
Implementation best practices
Para que la gestión digital de la evacuación sea eficaz, las organizaciones deben establecer protocolos y prácticas específicos desde el primer día. Estos protocolos y prácticas pueden personalizarse para adaptarlos a las necesidades de la organización, garantizando así un proceso de gestión de emergencias que responda a sus factores específicos.
- Establecer puntos de evacuación digitales designados simplifica el proceso, proporcionando puntos de referencia claros para el personal y los visitantes.
- La formación del personal es esencial para garantizar que los empleados entienden los procedimientos de evacuación y pueden utilizar eficazmente las herramientas digitales.
- Los simulacros de evacuación periódicos familiarizan a todos con los protocolos de emergencia, mejoran los tiempos de respuesta e identifican cualquier laguna en el proceso.
- Las pruebas periódicas del sistema también pueden garantizar que las herramientas digitales funcionan correctamente y están listas para su uso durante una emergencia real.
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Cumplimiento e informes
El cumplimiento de las normas reglamentarias es esencial en la gestión de la evacuación. La privacidad de los datos no es negociable, y las organizaciones deben demostrar que todos los datos se recopilan, almacenan y utilizan adecuadamente.
Las soluciones digitales facilitan la documentación y permiten obtener un registro exhaustivo de los procedimientos de evacuación, las respuestas y los resultados. Esta documentación también es fundamental para las auditorías reglamentarias, ya que proporciona un rastro para demostrar el cumplimiento.
Las herramientas también pueden personalizarse para cumplir las normativas locales pertinentes, que pueden variar según el estado o el país.
Más allá de las necesidades normativas, los registros detallados permiten a las organizaciones revisar la eficacia de la evacuación y realizar mejoras continuas. Una documentación adecuada respalda las evaluaciones de seguridad en curso, reforzando el compromiso del lugar de trabajo de mantener unas instalaciones seguras y conformes.
Más información: Cómo los sistemas de gestión de visitas garantizan procesos racionalizados que satisfacen los requisitos de privacidad de datos
Casos prácticos
Bunge North America
La empresa agroalimentaria Bunge empezó a utilizar el sistema de gestión de visitantes por recomendación de un contacto del sector. Le interesaba especialmente su funcionalidad de gestión de emergencias, que sustituye su proceso de registro manual por un sistema digital fiable y fácil de usar.
“La función de evacuación es increíblemente sencilla y ha simplificado nuestros procesos.”
Escuela Primaria Lanai Road
La Escuela Primaria Lanai Road del Distrito Escolar Unificado de Los Ángeles implementó inicialmente el sistema de gestión de visitantes de Sign In App para agilizar el registro de visitantes, pero tras los incendios forestales de Los Ángeles de 2025, se dio cuenta rápidamente de la importancia de las funciones de gestión de evacuaciones.
"Tuvimos la desafortunada experiencia de tener que ser evacuados recientemente debido a los incendios forestales de Los Ángeles. Hubo adultos que entraron en pánico y ocurrieron todo tipo de cosas. No tengo palabras para expresar que, gracias a Sign In App, estábamos preparados para esa situación. Lo primero que ocurrió fue que se cortaron las líneas telefónicas. Aunque no pudimos utilizar la herramienta como estaba previsto, todavía podíamos acceder a los informes en el back-end fuera de línea, y evacuar efectivamente a todo el mundo fuera del campus. Así que gracias. Realmente habéis salvado vidas".
Derby College
Derby College has around 20,000 students across four colleges, and replaced its manual sign in process with Sign In App. This gives staff a single, accessible view of the number of people on site in the event of an emergency, rather than trying to find and cross-reference written log books with unreliable manual head counts.
“El responsable de evacuaciones puede ver al instante una lista completa de personas en el edificio iniciando sesión en un portal en línea a través de cualquier dispositivo móvil, eliminando el riesgo de dejar a alguien en paradero desconocido”
Conclusión
Cuando se producen emergencias, las evacuaciones pueden ser procesos muy estresantes. El hecho de que no se produzcan con frecuencia puede complicar las cosas si la gente no sabe lo que tiene que hacer o adónde tiene que ir.
Las herramientas digitales facilitan enormemente la gestión de las evacuaciones y, en última instancia, mejoran la seguridad de todos los implicados.
Con el recuento de personas en tiempo real, el seguimiento de los visitantes y las notificaciones instantáneas, las organizaciones pueden evacuar de forma segura y dar cuenta de todas las personas que se encuentran en el lugar, satisfaciendo los requisitos de cumplimiento, seguridad y privacidad de los datos.
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