Exeter College

Hintergrund des Exeter College

Das Exeter College ist eine große Hochschule, die rund 10.000 Studenten Weiterbildungs- und Universitätskurse anbietet. Das College, dessen Wurzeln bis ins Jahr 1800 zurückreichen, feiert in diesem Jahr sein 50-jähriges Bestehen als erstes tertiäres College in Großbritannien.

Im letzten Jahr hat die Hochschule eine Art digitale Transformation durchlaufen und Ende 2019 ein neues Data Hub eingeführt. Als Teil der digitalen Transformation wurde vor kurzem die Sign In App in der Hochschule eingeführt.

Wir haben uns kürzlich mit Anthony Martin, Digital Innovations & Engagement Manager am Exeter College, unterhalten, um zu erfahren, wie es mit der App weitergeht.

Anthony sagte: „Wir setzen auf Technologie, um die Lernerfahrung und die Ergebnisse für unsere Studenten zu verbessern und uns im Bildungssektor als digitales Exzellenzzentrum zu etablieren. Was mich zur Sign In App bringt...

Warum haben Sie sich für ein Besuchermanagementsystem entschieden?

Bevor wir auf SIA gestoßen sind, haben wir traditionelle papierbasierte Prozesse mit einem Besucherbuch an jedem unserer Standorte eingesetzt.

Wir erkannten, dass dies in einer modernen, vernetzten Welt eine veraltete und ineffiziente Arbeitsweise war. Wir mussten zeitaufwändige manuelle Prozesse durchführen und individuell bedruckte Besucherbücher und Ausweise erstellen, die dann für jeden Besucher handgeschrieben wurden. Wie Sie sich vielleicht vorstellen können, hat das College viele Besucher, etwa 4000 Personen, die in nur 6 Monaten an der Rezeption unseres Campus in der Hele Road vorbeikommen, das sind ca. 25 Besucher pro Tag, und da sind die regelmäßigen Auftragnehmer noch nicht eingerechnet.

Wir suchten nach einer Lösung, die Folgendes ermöglicht

• Verkürzung der Wartezeiten in unseren Empfangsbereichen und Verbesserung der Besuchererfahrung.
• Die Kosten für die Produktion von individuellen Besucherbüchern zu senken und den Abfall bei Änderungen der Standortinformationen zu reduzieren. Dadurch könnten wir unseren ökologischen Fußabdruck für unbenutzte vorgedruckte Bücher verringern.
• Unsere Rezeptionsteams können einen höheren Besucherdurchsatz bewältigen und gleichzeitig ihre Arbeitsbelastung verringern, da sie die Möglichkeit haben, sich selbst anzumelden.
• Unterstützung der Veranstaltungsteams der Hochschule bei der Verwaltung der Besucher
• Bessere Verwaltung von Besucherdaten in Übereinstimmung mit GDPR.
• Bereitstellung von zuverlässigen Informationen über den Aufenthaltsort in Notfällen.
• Verbesserung des Schutzes von Mitarbeitern und Studenten durch die Foto-ID der Besucher und Ermöglichung einer hochschulweiten Überwachung der Besucherbewegungen an allen Standorten.
• Bereitstellung einer Audit-Historie der Besucher vor Ort unter Einhaltung der GDPR-Vorschriften.
• Möglichkeiten zur Unterstützung der Registrierung von Veranstaltungen und großen Gruppen finden.
• Bessere Anmeldung der Besucher bei ihren Gastgebern bei der Ankunft.
• Bessere Information der Besucher über die Maßnahmen vor Ort.
• Erfassen und Aufzeichnen der Akzeptanz dieser Richtlinien und Aufrechterhaltung eines Prüfpfads.

Und vor allem muss die von uns gewählte Lösung in einer Zeit extrem knapper Budgets im Bildungssektor erschwinglich und nachhaltig sein.

Auf der Suche nach einer Lösung nahmen wir an Produktgesprächen mit mehreren Anbietern teil und fanden es von unschätzbarem Wert, ein Demosystem zu haben, das wir selbst ausprobieren konnten. Wir mussten in der Lage sein, die Prozesse in unserer eigenen Zeit, mit unseren eigenen Mitarbeitern und auf unserer eigenen Plattform zu testen und etwaige Änderungen an bestehenden Prozessen sowie die Möglichkeiten der Systeme zu prüfen.

Warum haben Sie sich für Sign In App entschieden?

Sagen wir einfach, wir haben uns mehrere Systeme angesehen und sowohl die Produktmerkmale als auch die Unternehmenswerte und die Liebe zum Detail in Bezug auf Sicherheit und Datenschutz verglichen. Es gab bestimmte Schlüsselfunktionen, von denen wir wussten, dass wir sie brauchen, und dann gab es Dinge, von denen wir nicht wussten, dass wir sie brauchen, bis wir Sign In App getestet haben.

Die SIA-Lösung erfüllte fast alle unsere Anforderungen auf Anhieb. Für diejenigen, die nicht ganz passten, konnten wir Wege finden, unsere Prozesse an das Produkt anzupassen, und sechs Monate später sind wir froh, dass wir es so gemacht haben, da wir jetzt einen besseren Besucherprozess haben.

Die Kosten spielten bei unserer Entscheidung natürlich eine Rolle, und SIA ist eine der preisgünstigeren Lösungen auf dem Markt. Wir brauchten nicht zu raten oder zu spekulieren, wie viele Besucher wir haben könnten, nur um unseren Lizenzbedarf zu ermitteln. Mit SIA ist es ganz einfach. Eine Plattform. Ein Preis. Das Preismodell einiger Produkte, die wir untersuchten, bedeutete, dass wir plötzlich mit hohen Ausgaben konfrontiert werden könnten, wenn wir das System für die Anmeldung von Mitarbeitern oder Studenten nutzen wollten.

Für die Hochschule ist die Datensicherheit von größter Bedeutung, und die Tatsache, dass SIA nach ISO27001 zertifiziert ist, alle Daten verschlüsselt in britischen Rechenzentren gespeichert werden und die App so konzipiert wurde, dass sie im Falle einer Katastrophe isoliert funktioniert, ist für unsere IKT- und Data-Governance-Teams ein großer Trost. Es ist sehr einfach für einen Entwickler zu behaupten, dass sein Produkt GDPR-konform ist, aber es ist eine ganz andere Erfahrung.

Welche Erfahrungen haben Sie mit dem Sign In App-Team gemacht?

Als Systemintegrator habe ich im Laufe der Jahre mit vielen Produktentwicklungsteams zusammengearbeitet und kann mit Sicherheit sagen, dass ich noch nie mit einem Team gearbeitet habe, das so sehr hinter seinem Produkt und seiner Vision steht, so offen für Diskussionen und Ideen ist und sich so sehr dem Kundenservice verschrieben hat wie die Leute von Sign In App!

Die Entwicklungsteams haben auf unser Feedback gehört und Elemente schnell wieder in das Produkt integriert - das ist eine unglaublich agile Denkweise und gibt mir die Gewissheit, dass wir die richtige Lösung gewählt haben.

Ich bin sehr daran interessiert, mit allen unseren Lieferanten als Partner für Veränderungen zusammenzuarbeiten, und ich habe immer das Gefühl, dass sowohl der Kunde als auch der Lieferant von einer weniger transaktionalen, mehr partnerschaftlichen Beziehung profitieren können.

Von welchen Funktionen haben Sie besonders profitiert?

Self-Service - das ist für unsere Besucher ein echter Fortschritt. Der Prozess ist einfacher, besonders zu Stoßzeiten. Die Besucher verwalten ihren Besuch selbst und lassen automatisch einen Ausweis mit Foto-ID drucken. Die Sign-In-App benachrichtigt dann automatisch den Gastgeber über ihre Ankunft, so dass der gesamte Prozess ohne Eingreifen der Rezeption ablaufen kann, falls dies gewünscht wird.

Kontaktlose Anmeldung - Während der Schließung von Covid-19 haben wir den kontaktlosen Anmeldeprozess genutzt. Besucher können sich mit ihrem Mobiltelefon und einem praktischen QR-Code an der Hochschule anmelden. Der Besucher verwendet einfach sein eigenes Mobilgerät, um einen eindeutigen QR-Code zu scannen und unser Besucherformular auszufüllen,

Darüber hinaus fungiert der gesamte Dienst als Track & Trace-Tool zur Unterstützung von Maßnahmen zur sozialen Distanzierung und zur Ermittlung von Kontakten.

Zustellungen - Sie werden selten hören, dass ein Zustellfahrer eine angenehme Wartezeit in der Rezeption hat, um ein Paket abzugeben. Nun, das müssen Kuriere jetzt nicht mehr. Mit dem Zustellmodul können die Kuriere das Adressetikett über die Kamera des SignInApp-iPads scannen und den Empfänger automatisch benachrichtigen, dass eine Lieferung zur Abholung bereitsteht. Ja, die Kuriere an unserem Hauptstandort nutzen jetzt das Selbstbedienungs-Liefermodul, um ihre Auslieferungen zu beschleunigen.

Sign In App druckt ein eigenes Etikett aus, das wir zur schnellen Nachverfolgung und Identifizierung dieser Pakete verwenden können und das die Selbstabholung erleichtert.

Wir lieben diese Funktion einfach. Es ist eine große Zeitersparnis für alle Beteiligten. Der Prüfpfad zeigt dann, wann die Pakete angekommen sind, für wen sie bestimmt waren und wer sie als abgeholt abgezeichnet hat. Damit wird ein weiteres papierbasiertes System ersetzt.

Wir prüfen jetzt auch aktiv:

Fernstandorte (im Hinblick auf die Heimarbeitsszenarien von Covid-19, aber auch für unsere Arbeitsplatzbeurteiler, wenn sie beim Arbeitgeber vor Ort sind)

Vorregistrierung von Besuchern direkt von Outlook aus, damit die Mitarbeiter ihre Besucher im System einrichten können, wenn sie ankommen.

Sign-In-Points - für die kontaktlose Anmeldung von Mitarbeitern und Studenten, ohne dass an jedem Standort Hardware eingerichtet werden muss. Wir sehen in dieser neuen Funktion auch ein großes Potenzial zur Lösung eines anderen Problems, nämlich der Überwachung und Sicherstellung des Wohlbefindens unserer Einzelkämpfer oder Mitarbeiter, die außerhalb der Geschäftszeiten vor Ort in Rechenzentren und Werksräumen usw. arbeiten.

"Mit Sign In App haben wir schnell erkannt, dass wir eine erschwingliche, funktionsreiche und einfach zu bedienende Lösung vor uns haben, die Industriestandard-Hardware auf einer sicheren Plattform verwendet und von einem reaktionsschnellen Entwicklungsteam unterstützt wird. Was gibt es da nicht zu mögen?

Darüber hinaus sorgt die Tatsache, dass wir die Bildschirme individuell gestalten können, dafür, dass das System auch professionell aussieht."